دراسة شاملة : مبادىء الإدارة الناجحة وأسس جودة الأداء في المؤسسات والشركات

وكالة أخبار المرأة 

لماذا هذا الدليل؟!!

لقد تم تصميم هذا الدليل لمساعدة الهيئات الإدارية للمؤسسات الأهلية وتمكينها من تحسين أدائها. كما نسعى من خلال تقديم هذا الدليل الإداري للعمل على رفع كفاءة الإداريين الضالعين في إدارة المؤسسات والبرامج على وجه الخصوص وتزويدهم بآليات مستدامة يمكنهم استخدامها والبناء فوقها بما لديهم من مهارات وخبرات مستجدة سعياً وراء إثراء تجربة العمل الأهلي الفلسطيني.

لمن هذا الدليل؟!!

• يوفر هذا الدليل مرجعاً لِ:

1. المدراء التنفيذيين للمنظمات المجتمعية.
2. العاملين في المستويات الإدارية الوسطى للمؤسسات المجتمعية.
3. رؤساء الأقسام المضطلعين في عملية تنفيذ البرامج.
4. رؤساء مجالس الإدارة للمنظمات الأهلية؛ ومن في مستواهم.
5. رؤساء ومدراء الهيئات التنفيذية والشعبية.

محتويات هذا الدليل:

• مهارات الإدارة

1. مقدمة
2. مفهوم الإدارة
3. المبادئ العامة للإدارة
4. أسس العملية الإدارية
5. التخطيط
6. فوائد التخطيط
7. أنواع التخطيط
8. التنظيم 
9. مبادئ التنظيم 
10. التوجيه 
11. الرقابة
12. أنواع الرقابة
13. مراحل الرقابة
14. المتابعة والتقييم 
15. الخلاصة

• فن إدارة المؤسسات

1. مفهوم المؤسس
2. التطوير التنظيمي والتحليل
3. التنظيم العلمي للعمل 
4. فكرة تايلور
5. حركة العلاقات البشرية
6. نظرية الاحتياجات والدوافع 
7. نظرية ماسلو
8. نظرية ثنائية العمل
9. مقارنة بين ماسلو وهيرتزبيرغ
10. التحليل الاستراتيجي 
11. تطبيقات عملية/ نماذج لحالات دراسية

• لكي تكون مديراً ناجحاً 

1. اكسر القواعد السائدة
2. منظور المدير
3. الأدوار الرئيسية للمدير
4. مفاتيح نجاح المدير الأربعة
5. الإدارة بالاستثناء

• الاتصال والتشبيك

1. تعريف ومفهوم الاتصال 
2. وظائف الاتصال
3. كيف تتم عملية الاتصال
4. مكونات عملية الاتصال
5. مراحل عملية الاتصال
6. العوامل المؤثرة في عملية الاتصال
7. مقومات الاتصال الفعال
8. معيقات الاتصال
9. مواقف ليس فيها اتصال
10. مهارات التحدث
11. حالات دراسية 

• مهارات التفاوض 

1. مقدمة في مفهوم الصراع
2. مراحل تطور الصراع 
3. أطر حل النزاعات 
4. مهارات التفاوض 
5. التخطيط للتفاوض
6. عمليات التفاوض 
7. تطوير الخيار التفاوضي الأمثل
8. متابعة التفاوض
9. أساليب التفاوض
10. الخصائص الفنية للتفاوض
11. حالات دراسية 

• إدارة الوقت

1. الوقت والسلوك الإنساني 
2. الاستخدام الأمثل للوقت
3. إدارة الوقت والذات 
4. كيف تسيطر على الوقت 
5. الوصايا العشرة في التعامل مع الوقت 
6. كيف تبرمج وقتك بشكل فعال
7. كيف تتعامل مع معوقات الوقت 
8. حالات وتطبيقات عملية 

• إدارة المشاريع 

1. مفهوم التخطيط لإدارة المشاريع وعلاقته ببقية وظائف الإدارة 
2. دورة المشروع 
3. علاقة برامج المؤسسة ومشاريعها برؤيتها ورسالتها
4. خطوات تصميم الهيكل التنظيمي للمشروع
5. خصائص التنظيم الجيد 
6. خطة عمل المشروع 
7. مراحل تنفيذ المشروع
8. الرقابة 
9. المتابعة والتحكم
10. المؤشرات 
11. المحطات الرئيسية
12. التقييم
13. الافتراضات الأساسية 

المراجع

الباب الأول

مهارات الإدارة

الهدف العام من موضوع مهارات الإدارة:

إكساب الإداريين المعرفة اللازمة بمفهوم الإدارة ووظائفها وكيفية توظيف عناصرها الأساسية في تحسين أدائهم الإداري واستثمار الموارد المتاحة للحصول على ناتج ذي كفاءة عالية.

• الهدف من هذا التدريب:

عزيزي الإداري: مع الانتهاء من هذا الباب سيكون بمقدورك أن:التعرف على مفهوم الإدارة، عناصرها، ووظائفها المختلفة.

اكتساب المقدرة على التخطيط الجيد.

صياغة أهداف واقعية وعملية لخططك الإدارية.

تحديد المهارات الإشرافية المطلوبة لإدارة أداء العمل.

تشخيص المشاكل التنظيمية في المؤسسة وكيفية التخلص منها.

تحديد الإطار العام لمتابعة وتقييم العمل في المؤسسة.

الخطوط العريضة لموضوع مهارات الإدارة:

1. مقدمة
2. المبادئ العامة للإدارة.
3. أسس العملية الإدارية.
4. التخطيط.
5. التنظيم.
6. التوجيه.
7. الرقابة.
8. الخلاصة.

• مقدمة:

لقد عُبِّر عن معنى الإدارة بعدة طرق مختلفة مما يجعل من الصعوبة الوصول إلى تعريف شامل لها يحمل كل هذه المعاني المختلفة. وحتى يمكننا الإلمام بمعنى الإدارة فإننا سنقوم أولاً باستعراض بعض تعريفاتها الشائعة:

• تعرِّف موسوعة العلوم الاجتماعية الإدارة " بأنها العملية التي يمكن بواسطتها تنفيذ غرض معين والإشراف عليه" كما تعرف الإدارة أيضاً بأنها الناتج المشترك لأنواع ودرجات مختلفة من الجهد الإنساني الذي يبذل في هذه العملية.
• يذكر أيلي الآتي " لقد عرفت الإدارة بعبارة بسيطة جداً بأنها تنفيذ الأشياء عن طريق جهود أشخاص آخرين وتنقسم هذه الوظيفة على الأقل إلى مسئوليتين أساسيتين هما التخطيط والرقابة".

• ويعرف جون مي الإدارة بأنها " فن الحصول على أقصى النتائج بأقل جهد حتى يمكن تحقيق أقصى رواج وسعادة لكل من صاحب العمل والعاملين مع تقديم أفضل خدمة ممكنه للمجتمع.

• ويقول رالف دافيز " الإدارة هي عمل القيادة التنفيذية ".
• ويقول هنري فايول " أن معنى أن تدير هو أ ن تتنبأ، وتخطط، وتنظم، وتصر الأوامر، وتنسق وتراقب".
• ويعرف بيترسون وبلومان الإدارة بأنها " أسلوب يمكن بواسطته تحديد وتوضيح أغراض وأهداف جماعة إنسانية معينة".
• أما فردريك تايلور فيقول " إن الإدارة هي أن تعرف بالضبط ماذا تريد ثم تتأكد من أن الأفراد يؤدونه بأحسن وأرخص طريقة ممكنة".
• ويقول كونتز وأودونال " أن الإدارة هي وظيفة تنفيذ الأشياء عن طريق الآخرين".
• الإدارة بمعناها الواسع هي الوصول إلى الهدف باستعمال أحسن الطرق في استغلال القوى البشرية والموارد المادية المتيسرة وبأقل ما يمكن من الجهد والمال والوقت مع ضمان الرضا والانسجام بين العاملين.

من التعريفات السابقة للإدارة يمكن استخلاص بعض الملاحظات الهامة وأهمها الآتي:

أولاً: تتعامل كل التعريفات مع الإدارة عند تطبيقها على الجماعة وليس على الفرد.

ثانياً: تشير كل التعريفات بطريقة صريحة أو ضمنية إلى أن الهدف ضروري ولازم بالطبيعة للإدارة.

ثالثاً: توضح بعض التعريفات بطريقة صريحة أن الإدارة ليست تنفيذاً للأعمال بل الأعمال تُنفَّذ بواسطة الآخرين.من استعراض التعريفات السابقة وأيضاً الملاحظات الثلاثة أعلاه يمكن القول أن الإدارة عملية متميزة تتكون من التخطيط والتنظيم والتشكيل والتوجيه والرقابة وهي تتميز لتحديد وتحقيق الأهداف عن طريق استخدام القوى البشرية والموارد الأخرى.

• النموذج التالي يوضح بالرسم مفهوم الإدارة:

المبادئ العامة للإدارة:

يجب التمييز هنا بين مبادئ الإدارة وعناصرها

فالمبادئ: المقصود بها القواعد Rules             أما العناصر: فهي الوظائف Functions

ومبادئ الإدارة: ليست مطلقة ويمكن استخدامها بغض النظر عن الظروف المتغيرة والخاصة ومنها:

1. تقسيم العمل: وهو التخصص الذي يعتبره الإداريون ضرورياً عند استخدام المرؤوسين ويطبق هذا المبدأ لكل أنواع العمل سواء كانت إدارية أو فنية.
2. السلطة والمسئولية: السلطة والمسئولية مرتبطان، فالمسئولية تتبع السلطة وتنبثق منها، والسلطة هي مزيج من السلطة الرسمية المستمدة من مركز القائد والسلطة الشخصية التي تتكون من الذكاء والخبرة والمعرفة... الخ.
3. النظام: والمقصود بالنظام هنا هو احترام الاتفاقيات والنظم وعدم الإخلال بالأوامر وهذا المبدأ يستلزم وجود قادة قديرين في كل المستويات الإدارية.
4. وحدة السلطة الآمرة: ومعنى هذا المبدأ أن المرؤوس يجب أن يحصل على الأوامر من قائد أو مشرف واحد فقط.
5. وحدة التوجيه: طبقاً لهذا المبدأ، فإن كل مجموعة من الأنشطة لها نفس الهدف يجب أن تكون لها خطة واحدة وقائد واحد، وهذا المبدأ يتعلق بالمؤسسة وليس بالعاملين كما هو الحال في مبدأ وحدة السلطة الآمرة.
6. خضوع المصلحة الشخصية للمصلحة العامة: وهذا المبدأ لا يحتاج لشرح، ولكن عندما تتعارض المصلحة الشخصية مع المصلحة العامة فيجب على الإدارة أن توفق بينهما.
7. مكافأة الأفراد وتعويضهم: يجب أن تكون مكافأة العاملين وطُرق دفع أجورهم عادلة وقادرة على تحقيق أقصى رضاء ممكن لكل أفراد المؤسسة.
8. المركزية: استخدام اصطلاح "مركزية السلطة" يشير إلى المدى الذي تركز فيه السلطة أو توزع.
9. تدرج السلطة: والمقصود بهذا المبدأ سلسلة الرؤساء من أعلى الرتب إلى أدناها ... أي تسلسل السلطة من أعلى إلى أسفل.
10. الترتيب: ويمكن تقسيمه إلى ترتيب مادي وترتيب اجتماعي، أي أن يكون هناك مكان معين لكل شيء (لكل شخص)، في مكانه الخاص به، وهذا بالضرورة مبدأ من مبادئ التنظيم في ترتيب الأشياء والأشخاص.
11. المساواة: يجب على القادة الحصول على ولاء مرؤوسيهم وتفانيهم في العمل عن طريق مزيج من العطف والعدل عند العمل معهم. 
12. استقرار العمالة: وينبه هذا المبدأ إلى خطورة وتكلفة معدل دوران العمال المرتفع دون ضرورة وهذا يرجع إلى سوء الإدارة.
13. المبادأة: ويقصد به التفكير في الخطة وتنفيذها، نظراً لأن الرجل الذكي يشعر برضاء كبير عند قيامه بالتجربة أن تنفيذ وتطبيق أفكاره، وهنا نناشد القادة أن يفسحوا المجال أمام مرؤوسيهم لتطبيق هذا المبدأ. أو بعبارة أخرى على الرؤساء في العمل إيجاد المبادأة والابتكار بين مرؤوسيهم.
14. التعاون: وهو مبدأ الاتحاد قوة وهو ما يعتبر امتداد لمبدأ وحدة السلطة الآمرة.. وهذا المبدأ يؤكد الحاجة إلى العمل الجماعي (عمل الفريق).

أسس العملية الإدارية:

• أولاً: التخطيط:

هو أول عنصر من عناصر الإدارة وأهمها وهو الأساس، والتخطيط هو التفكير المسبق في جميع الاتجاهات والأبعاد ويشمل التفكير حول ما يجب إنجازه وكيف ومتى يجب إنجازه وهو مرحلة التفكير الإداري التي تسبق العمل. والتخطيط عملية متعلقة بالمستقبل أي التطلع إلى الأمام، وبُعد النظر والتنبؤ وتقدير احتمالات المستقبل، وهو يشمل اتخاذ القرارات المتعقلة بالاختيار بين الحلول البديلة وإذا لم تكن هناك حلول بديلة فليس هناك تخطيط.

• التخطيط: هو وضع الأهداف وتحديد الوسائل والإجراءات اللازمة لتحقيق هذه الأهداف مع وضع الخطط التنفيذية اللازمة لذلك.

• التخطيط: هو تحديد ما الذي تريد أن تحققه؛ واختيار أفضل الطرق والوسائل التي تؤدي إلى تحقيق ذلك.
• ويشمل التخطيط:

1. تحديد الأهداف الواجب تحقيقها.
2. تحديد السياسات اللازمة لتحقيق الأهداف.
3. تحديد القرارات التي تحكم استخدام السياسات.
4. تطبيق الأسلوب العلمي في حل المشاكل الإدارية.
5. تحديد الإجراءات التفصيلية الواجب إتباعها في تنفيذ الأعمال.
6. تحسين العمل الإداري ووضع خريطة تنظيمية لعناصر العمل الإداري.
7. وضع برامج زمنية لتنفيذ الأعمال.

• فوائد التخطيط:

من فوائد التخطيط أنه:

1. يظهر الأهداف ويحددها بوضوح ويساعد على تحقيقها.
2. يساعد على اختيار أفضل الحلول من بين الحلول البديلة.
3. يؤدي إلى تركيز الانتباه إلى الأهداف العامة والأهداف الخاصة.
4. يقلل من الأخطاء والجهد الضائع.
5. يهتم بالخطط القصيرة المدى والطويلة المدى.
6. مقياس لتطوير الأعمال.
7. يقوم على الدراسة والتنبؤ واتخاذ القرارات.
8. نوع من الاقتصاد لأنه يتطلب تخفيض التكاليف.
9. ملازم للرقابة.
10.  يحدد المعايير المطلوبة للإنجاز.
11. التخطيط يمنع الدوران في حلقات مفرغة ويجعل العمل يسير في اتجاه تحقيق الأهداف.
12. التخطيط للمنظمة يسهم في اتخاذ القرار فيها بصورة جماعية.
13. التخطيط يسهم في إطلاع الجميع على ما يدور حولهم وما سيتم القيام به وكيفية القيام به.
14. عبر التخطيط المسبق يمكنك الإطلاع على كل القرارات التي سيتم اتخاذها قبل البدء بالنشاط.
15. التخطيط يحافظ على التفكير الإيجابي في المؤسسة وينمِّي لدى الأفراد قرتهم على الابتكار.
16. التخطيط يولد لدى الأفراد التركيز على المستقبل بدل أن تكون المجموعة سلبية ورجعية في طابعها الإداري أو أن يكون التركيز فيها على الحاضر فقط.
17. التخطيط يمكن المؤسسة من استثمار أهم 3 مركبات يمتلكها أية مؤسسة ( الزمن ، الناس ، الأموال )

مبادئ التخطيط:

من مبادئ التخطيط ما يلي:

1. مبدأ تحديد الأهداف فليس هنالك تخطيط دون تحديد الأهداف.
2. مبدأ عمومية التخطيط أي أن الأهداف الفرعية تعمل لتحقيق الأهداف العامة.
3. مبدأ ملائمة افتراضات ما سيقع في المستقبل للمستقبل.
4. مبدأ الخطط البديلة.
5. مبدأ مرونة التخطيط والتكيف مع الظروف المحيطة.

أنواع التخطيط:

يأخذ التخطيط أشكالاً مختلفة، ويمكن القول أن هناك ثلاثة أنواع من التخطيط يمارسها القادة ومدراء المشاريع وخبراء العصر الحديث بغية النهوض بالأعمال إلى أهدافها المرغوبة والمنشودة وهذه الأنواع ما يلي:

• التخطيط حسب الوظيفة ويتضمن:

1. تخطيط الإنتاج: يعمل هذا النوع من التخطيط على تدفق المواد الخام والعنصر البشري في العملية الإنتاجية.
2. التخطيط المالي: ويتميز هذا التخطيط بأنه يهدف إلى التأكد من سلامة المشروع المالية وذلك بتوفير رأس المال العامل والاحتياطي الضروري لمواجهة ظروف المستقبل. ويأخذ التخطيط المالي بعين الاعتبار المصادر المختلفة للأموال. ومما لا شك فيه أن التخطيط المالي يرتبط بصورة وثيقة بأحوال وظروف المنشأة في المستقبل.
3. تخطيط القوى العاملة: يعني هذا النوع من التخطيط بتوفير الأيدي العاملة الضرورية للقيام بالعمل في فترة زمنية محددة ولذلك نرى أن المشاريع الحديثة أخذت تُفرد إدارة خاصة تدعى "إدارة الأفراد" أو "إدارة شؤون الموظفين" تعمل على التخطيط لما يحتاجه المشروع من قوى بشرية وتقوم أيضاً بعمليات الاستقطاب والاختيار والتعيين والتدريب وغيرها من أجل الحصول على أفضل العناصر العاملة والاحتفاظ بها.
4. التخطيط السلعي: يقوم هذا التخطيط على أساس الفهم الكامل للسلع المنتجة والسلع البديلة.
5. التخطيط حسب الفترة الزمنية: يمكن أن تقوم المؤسسة بالتخطيط حسب فترات زمنية مختلفة تخدم أهدافها التي تسعى لتحقيقها وإذا نظرنا إلى الخطط في المؤسسات المختلفة فإننا نجد أنه يمكن تقسيمها إلى قسمين:

خطط طويلة الآجل، وخطط قصيرة الآجل.

•  التخطيط حسب مجال الاستعمال: ويمكن تقسيم التخطيط الرسمي إلى نوعين رئيسين:حسب المجال الذي تعمل فيه الخطة ويسمى بالخطط عديدة الاستعمال ويتضمن الأهداف والسياسات والإجراءات والطرق والقواعد.
• حسب اتساع الأفق الإداري المصمم لتلك الخطة ويسمى بالتخطيط الفريد الاستعمال ويتضمن البرامج والمشاريع والميزانيات.

ثانياً: التنظيم:

هو الترتيب الذي يجعل الأفراد يعملون في جماعات بشكل فعال كما يعمل الإنسان بمفرده، وهو عملية ترتيب الناس ضمن هيكل الوحدات العامة أو إطار الوحدات العاملة وهو عبارة عن تضافر الجهود البشرية لتحقيق غرض مشترك، باستعمال القوى البشرية والمادية أحسن استعمال ممكن، وعناصر التنظيم هي الوظيفة والموظف.

مبادئ التنظيم:

من مبادئ التنظيم ما يلي:

1. مبدأ التنسيق: والتنسيق هو الترتيب المنظم للجهد العادي ويعني تسوية الأمور بانتظام مع عدم التنافر.
2. مبدأ وحدة الأمر: أي أن الموظف لا يستطيع أن يعمل بكفاية وفاعلية لأكثر من مشرف واحد.
3. مبدأ نطاق الأشراف: ويقصد بنطاق الإشراف: عدد المرؤوسين الذين يستطيع المشرف أن يشرف على أعمالهم بكفاءة.
4. مبدأ تعيين المسئولية وتفويض السلطة:المسؤولية هي المحسابة.

والسلطة هي:

1. الحق في إعطاء الأوامر.
2. الحق في تنفيذ الأوامر.
3. الحق في اتخاذ القرارات.
4. الحق في التخطيط..
5. الحق في التنظيم والتنسيق.
6. الحق في اتخاذ الإجراءات.

فكل حق من تلك الحقوق يقابله التزام أو واجب.

فمن السلطة تنبثق الواجبات ومن الواجبات تنبثق المسئولية أي المحاسبة.

ويجب أن تتناسب السلطة مع المسئولية.

مبدأ تقسيم العمل: ويشمل 

1. مبدأ وضع الرجل المناسب في المكان المناسب.
2. مبدأ العدالة.
3. مبدأ البساطة في التنظيم.
4. مبدأ الرقابة التلقائية حيث أن التنظيم الجيد يسهل على الإدارة عملية الرقابة.
5. مبدأ تخفيض النفقات.
6. مبدأ التعاون بين العاملين في المؤسسة.

ثالثاً: التوجيه:

تعني كلمة التوجيه: تنظيم النشاطات وتوضيح طريقة العمل، كما تعني إرشاد المرؤوسين والإشراف عليهم في أثناء العمل وإعطاء الأوامر والتأكد من تنفيذها.

وهذا يتوقف على:

• كفاية التخطيط والتنظيم والتأكد من وجود برامج زمنية.
• وضوح الأهداف.
• وضوح الإجراءات.
• تقسيم العمل إلى وحدات متكاملة.
• الاهتمام باختيار الموظفين الصالحين.
• تدريب المرؤوسين على تحمل المسئوليات المعطاة لهم.
• الاتصال الجيد من أعلى إلى أدنى ومن أدنى إلى أعلى.

والتوجيه: هو العنصر الثالث من عناصر الإدارة ووظيفته تعتبر بالدرجة الأولى وظيفة إرشادية تستهدف حسن أداء القوى العاملة لأعمالها، ويعتبر الاهتمام بالناحية التعليمية في الوظيفة التوجيهية عنصراً على جانب من الأهمية، وذلك راجع إلى أن وظيفة التوجيه تمكن المستخدمين من تحسين أدائهم لأعمالهم... كما أن التوجيه يتضمن علاقات عمل على كافة المستويات.

ولعل من الأخطاء الفادحة التي يقع فيها بعض القادة، عزوفهم وتجنبهم عن تفويض السلطة لمعاونيهم أو مرؤوسيهم، لذلك نرى أن من أهم أركان التوجيه والتفويض حسن اتصالات العمل بين الرئيس ومرؤوسيه...

إن وسائل الاتصالات هذه ينبغي أن تكون جيدة، ينبغي أن تسمح بتنمية مملكة الخلق والإبداع لدى القوى العاملة وتعطيهم الثقة في أنهم دائماً قادرون على أن يبتكروا... ومما لا شك فيه أن إلمام الرئيس بطبيعة مرؤوسيه يكون له قدر كبير في حسن توجيههم، خاصة وأنه من خلال هذا الإلمام يكون على دراية بالدوافع التي تحرك المرؤوسين؛ وبالأسلوب الأمثل لخلق درجة كبيرة من الانسجام والاستجابة.

رابعاً: الرقابة:

هي الوسيلة التي تمكن المشرف من معرفة ما تم إنجازه، وما يجري إنجازه، وما يتوقع إنجازه في المستقبل.

• والرقابة: عنصر أساسي في الإدارة ولأنه مهما بلغت الدقة في التخطيط والتنظيم والدقة في التنفيذ فإن الرقابة الفعالة المستمرة ضرورية في الإدارة، وذلك لأن المدير يحتاج إلى التأكد من أن دولاب العمل يدور وفق البرنامج المقرر وأن الموظفين يعرفون سياسات المنظمة. وأن الأقسام والفروع والوحدات لا تعمل في اتجاهات متعاكسة فالرقابة تمثل العمل الإداري في أثناء التنفيذ وبعده بقدر ما يمثل التخطيط العمل الإداري قبل التنفيذ وفي أثنائه.
• والرقابة الفعالة: هي التي تتم في أثناء التنفيذ لا بعده، لأنها تمكن المدير من تصحيح الأخطاء في الحال وتجنب المضاعفات التي قد تنشأ عن وقوع أخطاء كبيرة وانحرافات أساسية عن الخطة الموضوعة قبل فوات الوقت فيتعذر إصلاح الأخطاء وتجنب نتائجها السيئة.
• والرقابة نوعان: رقابة وقائية ، ورقابة إصلاحية
• فالرقابة الوقائية: فتتم قبل التنفيذ وأثنائه أما الرقابة الإصلاحية: فتتم بعد التنفيذ.

مبادئ الرقابة:

أهم مبادئ الرقابة ما يلي:

1. الرقابة ضرورية لأي عمل للتأكد من تحقيق الأهداف وأن ما تم إنجازه مطابق للمطلوب إنجازه.
2. ضرورة وجود معايير رقابية لقياس الأداء.
3. يجب أن تكون الرقابة قادرة على اكتشاف الانحرافات عن الخطط الموضوعة.
4. تجب أن تكون الرقابة مرنة ومتمشية مع التعديلات.
5. يجب أن تكون نظم الرقابة اقتصادية وسهلة وواضحة ومفهومة من القائمين على تطبيقها.
6. يجب أن تحترم نظم الرقابة سيادة القانون.

أنواع الرقابة:

• يمكن تقسيم الرقابة إلى رقابة وقائية ورقابة إصلاحية، والرقابة الوقائية تتم قبل التنفيذ وأثناءه والرقابة الإصلاحية تتم بعد التنفيذ.

• ويمكن تقسيم الرقابة إلى رقابة مباشرة ورقابة غير مباشرة والرقابة المباشرة هي التي تتم عن طريق الملاحظة الشخصية وذلك عن طريق القائد أو المسئول والرقابة غير المباشرة وهي التي تتم عن طريق التقارير الرقابية وتهدف إلى كشف الأخطاء في سير العمل.

مراحل الرقابة:

يلاحظ مما سبق أن الرقابة تتضمن وجود أهداف محددة حتى تكون وسيلة يستطيع بواسطتها القائد أن يتأكد من أن المرؤوسين قد أنجزوا أعمالهم بالشكل المطلوب كما أن الرقابة لا تستطيع العمل دون أن تكون هناك خطط وسياسات وإجراءات واضحة متكاملة. وبما أن الهدف من الرقابة هو التأكد من أن نتائج الأعمال تتطابق أكثر ما يمكن مع الأهداف من الرقابة الموضوعية فلابد إذاً من وجود المراحل (العناصر) التالية:

أولاً: وضع مقاييس أو معايير: تمثل النتائج والمقصود هنا هو التفهم الصحيح للنتائج والأهداف المرجوة ومن ثم توضع الخطط العامة للمشروع وتتفرع منها خطط جزئية إلى الإدارات والأقسام الرئيسية وتستمر الخطط في التفرع والتجزئة حتى تصل إلى أدنى المستويات الإدارية التي تشرف على التنفيذ. ويصطحب كل هدف معايير ومقاييس بأشكال مختلفة كالنسب والمعدلات.

ثانياً قياس الإدارة الفعلي:

إن قياس الإدارة الفعلي يعتبر المرحلة الوسطى من مراحل الرقابة وحيث أن النظم الرقابية لا تتعدى كونها نظماً للمعلومات وأن صحة تصويب الأخطاء يعتمد إلى درجة كبيرة على نوعية المعلومات الواردة في هذه المرحلة. ويمكن تقييم المعلومات التي تُعنى بقياس ووصف أداء العمل الفعلي من جراء الإجابة على الأسئلة الخمس التالية:

• هل جاءت المعلومات في حينها؟
• هل وحدة القياس ملائمة؟
• هل المعلومات موثوق بها؟
• هل المعلومات صحيحة؟
• هل أُرسلت المعلومات إلى الجهات المختصة؟

ثالثاً: تصحيح الأخطاء والانحرافات:

تعتبر عملية تصحيح الأخطاء والانحرافات ما بين النتائج الفعلية والنتائج المطلوبة المرحلة الأخيرة لوظيفة الرقابة. فعملية تصحيح الأخطاء والانحرافات هي التي تعطي وظيفة الرقابة معناها المتكامل ويمكن القول أن الإجراء التصحيحي قد يتم من جراء استخدام الوسائل التالية:

1. تعديل ظروف العمل.
2. تحسين طرق اختيار العاملين وطرق تدريبهم وتوجيههم.
3. تعديل الخطط عند الحاجة.
4. تحسين وسائل الحفز.
5. البحث عن الأسباب وليس الظواهر.

الخلاصة:

هناك تعريفات عديدة للإدارة؛ وفيما يلي ذكرٌ لبعضها:

• الإدارة: هي إنجاز الأعمال عبر الآخرين.
• الإدارة: هي وظيفة تنفيذ المهمات عن طريق الآخرين ومعهم.
• الإدارة: هي المعرفة الدقيقة لما تريد من الطاقم أن يعملوه؛ ثم التأكد من أنهم يقومون بعمله بكفاءة وفاعلية.
• الإدارة: هي تحقيق أفضل النتائج عبر الاستخدام الأمثل للموارد البشرية والمادية والمعنوية.
• الإدارة: هي التنبؤ والتخطيط والتنظيم وإصدار الأوامر والتنسيق والمراقبة.
• الإدارة: هي استغلال الموارد المتاحة من خلال التنظيم والتنسيق للجهود الجماعية بشكل يحقق الأهداف المحددة بكفاية وفعالية وبوسائل إنسانية وأقل وقت وجهد ومال.

تعديل المقال