حقائب تدريبية
الفصل الأول :
الهدف العام من حل المشاكل واتخاذ القرارات :
تدرك المراحل المختلفة لحل المشكلة ، و تتعلم أن تكون أنت أكثر منهجية في عملك وتضمن تنفيذ الحلول بشكل مناسب والتغلب على المعوقات التي تواجهك في حياتك وعملك ويعطيك القدرة على إمكانية اتخاذ القرارات المناسبة في الوقت المناسب بدون تردد أو خوف بطريقة علمية عملية مدروسة بدقة .
الأهداف الخاصة :
- تحديد المشاكل تعريف كيفية الحل بفعالية أكثر.
- تقديم الحلول بموضوعية لتحديد من أكثرها فاعلية .
- ضمان اتخاذ القرار وتنفيذ الحلول بشكل مناسب .
- توليد مجموعة كبيرة من الحلول الممكنة .
- معرفة كيف يمكن إعاقة قدراتك الطبيعية,والتعلم على التغلب على هذه المؤثرات المعيقة.
- حل المشاكل واتخاذ القرار بسرعة وبجهد اقل .
- تقلل من التوتر .
- تحل المشاكل بسرعة وبجهد اقل .
- تمارس السيطرة أكثر على النواحي الرئيسة أو الحيوية في حياتك .
- تتنبأ مشاكل محددة وتتخذ إجراء وقائي .
الخطوط العريضة لعملية حل المشاكل واتخاذ القرارات :
- المقدمة .
- تنفيذ المشكلة وتحليلها .
- تحليل المشكلة .
- وضع الحلول الممكنة .
- تقييم الحلول .
- تنفيذ الحل الذي اخترته .
- علاقة اتخاذ القرارات بالوظائف الإدارية .
- العوامل المؤثرة في اتخاذ القرارات .
- خطوات اتخاذ القرارات .
مقدمة :
يقدم هذا الدليل النصائح العلمية والعملية والأكثر تفسيرا وتدقيقا بخصوص كيفية تنمية القدرات على حل المشاكل التي تواجه مدراء وموظفي وعاملي جمعية الإغاثة الطبية الفلسطينية في عملية حل المشاكل و عملية اتخاذ القرار هي وسيلة اختيار مدرك واع لأحسن البدائل المتاحة , محققا لأكبر عائد أو اقل كلفة ومحققا الأهداف المطلوبة وهي عملية رشيدة , بعيدة عن العواطف وهي ليست عملية اعتباطية , أو قائمة على البداهة والحدس الشخصي .
أولا " _ تنفيذ المشكلة وتحليلها :
يمكن أن تمر المشاكل دون أن نلحظها مالم نستخدم أساليب مناسبة لاكتشافها ، وعندما يتم اكتشافها فإننا نحتاج إلى إعطائها اسما أو تعريفاً مؤقتاً لمساعدتنا في تركيز بحثنا عن مزيد من المعلومات المتصلة بها ، ومن خلال هذه المعلومات يمكننا أن نعد وصفاً أو تعريفاً صحيحاً لها.
ثانيا "_ تحليل المشكلة :
نحتاج إلى فهم المشكلة قبل أن نبحث عن حلول لها ، ومالم يتم ذلك فإن الجهود اللاحقة التي سنبذلها لحلها يمكن أن تقودنا في الاتجاه الخطأ ، وتتضمن عملية تحليل المشكلة جمع كل المعلومات ذات الصلة بها ، وتمثيلها بطريقة ذات معنى لكي يتسنى لنا رؤية العلاقات بين المعلومات المختلفة .
ثالثا "_وضع الحلول الممكنة :
يتضمن وضع الحلول الممكنة تحليل المشكلة للتأكد من فهمها تماماً ، ومن ثم وضع خطط عمل لمعالجة أية معوقات تعترض تحقيق الهدف ، ويتم تطوير الحلول العملية من خلال عملية دمج وتعديل الأفكار ، وهناك العديد من الأساليب المتوفرة للمساعدة في إنجاز هذه العملية ، ويجب أن تتذكر أنه كلما كان لديك عدد أكبر من الأفكار لتعمل عليها كانت فرصتك لإيجاد حل فاعل أفضل .
رابعا "_ تقييم الحلول :
إذا كانت هناك مجموعة من الحلول المحتملة للمشكلة ؛ فعليك أن تقيِّم كلاً منها على حدة مقارناً بين نتائجها المحتملة ، ولهذا فإنك تحتاج إلى أن :
- تحدد صفات النتيجة المطلوبة بما في ذلك القيود التي يجب أن تراعيها
- تطرح الحلول التي لا تراعي القيود المفروضة .
- تقيِّم الحلول المتبقية بالنسبة للنتيجة المطلوبة .
- تقيِّم المخاطر المرتبطة بالحل الأفضل .
- تقرر الحل الذي ستنفذه .
خامسا "_ تنفيذ الحل الذي اخترته :
يتطلب تنفيذ الحل خطة تحتوي أموراً مهمة منها :
- الإجراءات المطلوبة لتحقيق الهدف .
- المقاييس الزمنية .
- المصادر اللازمة .
- تتضمن الخطة أيضاً طرقاً للتقليل من المخاطر إلى أدنى حد ممكن ولمنع الأخطاء .
- تتضمن أيضاً إجراءات علاجية في حالة عدم سير أية مرحلة على النحو المخطط لها .
وأثناء التقدم في عملية التنفيذ تفقد باستمرار الإجراءات المتخذة ، وقارنها بالنتيجة المتوقعة ، وأي انحراف عن المعيار المتوقع يجب أن يعالج بصورة سريعة .
وعندما يستكمل التنفيذ تتم مراجعة مدى النجاح الكلي للحل ، وقد تكون هناك حاجة لمزيد من الإجراءات إذا لم يتم تحقيق الهدف .
الفشل في حل المشاكل بفعالية
تشمل الأسباب التي تجعل الأفراد سيفشلون في إيجاد حلول فاعلة ما يلي :
- عدم إتباع المنهجية .
- عدم الالتزام بحل المشكلة .
- إساءة تفسير المشكلة .
- الافتقار إلى معرفة بأساليب ( تقنيات ) وعمليات حل المشكلة .
- عدم القدرة على استخدام الأساليب بفعالية .
- عدم استخدام الأسلوب المناسب لمشكلة معينة .
- عدم كفاية المعلومات ، أو عدم صحتها .
- عدم القدرة على دمج التفكير التحليل بالتفكير الإبداعي .
- عدم القدرة على ضمان التنفيذ الفاعل .
سادسا "_ علاقة اتخاذ القرارات بالوظائف الإدارية :
- العلاقة مع التخطيط .
- العلاقة مع التنظيم .
- العلاقة مع التوجيه .
- العلاقة مع الرقابة .
سابعا"_ العوامل المؤثرة في اتخاذ القرارات :
1_ عوامل داخلية :
- الفرد .
- مجموعة .
- المؤسسة .
2_ عوامل خارجية :
- البيئة السياسية .
- البيئة الاقتصادية .
- البيئة التكنولوجية .
ثامنا: خطوات اتخاذ القرار :
- تحديد المشكلة .
- الحصول على المعلومات والبيانات المتعلقة بالمشكلة قيد البحث .
- تطوير البدائل .
- تقييم البدائل والتقرير فيها .
- اختيار البدائل الأفضل .
أ. : تحديد المشكلة :
6. التعرف على حقيقة المشكلة بشكل دقيق حيث إن سوء فهم ذلك سيؤدي إلى حلول غير مناسبة , مثال :( تخفيض مصاريف المؤسسة _ تخفيض تكلفة القرطاسية _ زيادة الكفاءة _ الطاقم ) .
أ. الاحاطة بكل المتغيرات والعوامل ذات الصلة وإبعاد ما لا يتعلق بها .
الفصل الثاني :
المعوقات النفسية للحل الفاعل للمشكلة :
أولا : الإدراك :_
هناك معوقات قد تظهر عندما لا ندرك المشكلة ، أو المعلومات اللازمة لحلها بشكل صحيح وتشمل هذه الصعوبات مايلي :
- رؤية ما نتوقع أن نراه فقط ، بحيث نغفل عن احتمالية رؤية الغير للحل الصحيح للمشكلة ، والذي غاب عن نظرنا .
- عدم إدراك المشكلة بشكل فاعل ، حيث نميل إلى التسرع في حل المشكلة بناء على ما نلحظه من أشياء واضحة فحسب دون بذل الجهد إلى ما هو أكثر من ذلك ، مما يؤدي إلى 3-نقص في المعلومات ، الأمر الذي يؤدي بنا عدم الفهم الصحيح للعلاقة بين الأجزاء المختلفة للمشكلة .
- تنميط ( قولبة ) المشاكل بمعنى استخدام مسميات غير مناسبة ، فعلى سبيل المثال ربما يكون هناك أكثر من سبب لعدم استلام شيك من عميل يتأخر غالباً في السداد ، فربما يكون السبب عدم إصدار فاتورة له ، أو أن الفاتورة لم تصل ، أو ربما يكون شيك العميل فُقِد في البريد ... ، وعليه من الخطأ أن نساوي تلقائياً عدم الاستلام بعدم الدفع .
- عدم رؤية المشكلة طبقاً لأبعادها الحقيقية ، فنقوم بالاعتماد على المعلومات الجزئية ، ونهمل المعلومات الكلية التي تجلِّي لنا حجم المشكلة وأبعادها وسوف تساعدك الخطوات البسيطة التالية من رؤيتك للصورة كاملة ، وهذه الخطوات هي :
- أ- ضع أنظمة وإجراءات تنبهك إلى المشاكل والفرص المحتملة .
- ب-لا تعتمد على مقاييس غير واضحة وفردية .
- ج-حدِّد المشاكل وحلها بدقة متأكداً من جمع كل المعلومات ذات الصلة .
- د-تأكد إن كنت استخدمت معلومات غير صحيحة ، أو وضعت افتراضات بشأن ماله صلة بالمشكلة وما ليس له صلة بها .
- هـ-اطلب وجهات نظر الأشخاص الآخرين .
- و-استخدم التمثيل البياني للمشاكل لتوضيح العلاقة بين الجوانب المختلفة للمشكلة .
- ز-راجع بانتظام الوضع الحالي .
ثانيا"_ التعبير :
يمكن أن تشمل الصعوبات المتعلقة بالتعبير مايلي :
- عدم القدرة على التعبير عن الأفكار بشكل مناسب .
- استخدام اللغة الخاطئة في العمل على حل المشكلة .
- عدم المعرفة بتطبيقات اللغة .
ونستطيع أن نتخذ بعض الخطوات لتحسين قدراتنا التعبيرية فمثلاً يمكنك أن :
- تحدد أي اللغات التي ستساعدك على الأرجح في حل مشكلة معينة .
- اطلب مساعدة خبراء في المشاكل التي تنطوي بالضرورة على لغة لست طليقاً فيها .
- حاول استخدام لغات أخرى عدا اللغات المعيارية كأن تستخدم مثلاً لغة بصرية بدل لغة الكلمات ، أو أن تستخدم لغة الجداول بدل بيانات الخام .
- تتأكد من تكيُّفك مع مستوى فهم الجمهور ، وأن تستخدم معه لغة مناسبة عند شرحك لأفكار معينة .
ثالثا " الانفعال: ( العاطفة )
يمكن أن يسبب لنا تكويننا الانفعالي صعوبات عندما يتعارض مع احتياجات حل المشكلة ، ونضرب بعض الأمثلة على ذلك :
- الخوف من ارتكاب أخطاء أو الظهور بمظهر الغبي أمام الناس وخاصة لو كانوا من الزملاء ، ونتيجة لذلك فإننا نميل إلى وضع أهداف سهلة متجنبين خطر الفشل .
- عدم الصبر ، حيث أن رغبتنا في التقليل من القلق من خلال إضفاء نظام على الموقف ، أو رغبتنا في كسب تقدير من خلال إحراز النجاح يمكن أن يجعل صبرنا ينفد أثناء حل المشكلة ، والعاقبتان الرئيسيتان المترتبتان على ذلك هما : الميل إلى التشبث بأي حل معروض دون إجراء تحليل كاف للمشكلة ، والميل إلى رفض الحلول أو الأفكار غير المألوفة بشكل غريزي تقريباً .
- تجنب القلق أو التوتر ، فمثلاً يكره بعض الأشخاص التغيير بشدة ؛ لأنه ينطوي على عدم اطمئنان يمكن أن يهددهم .
- الخوف من المجازفة .
وهناك الكثير من الخطوات العملية التي يمكنك أن تتخذها من أجل الحد من آثار الانفعال منها :
- افحص بشكل تحليلي الأفكار والأساليب الموجودة .
- تقبل الحقيقة ، وهي بأنك متى ما كنت تسعى إلى طرق جديدة وأداء أفضل لشيء ما ؛ فإنه لابد من حصول أخطاء .
- تذكر بأن العديد من الأشخاص يلاقوا السخرية والاستهزاء على جهودهم وحلولهم ، ثم عُرفوا بعد ذلك باختراعات عظيمة .
- 4. إذا كنت مازلت تخشى الظهور بمظهر الغبي حاول أن تطبق أفكارك عملياً قبل أن تعرضها على الآخرين ، أو ضع حججاً منطقية لإثبات أنها ستنجح.
- إذا كنت تكره التغيير تخيل تطبيق أمنياتك على الواقع لترى الفوائد التي ستجنيها منه .
- اتبع منحاً منهجياً صارماً للسيطرة على التعجل أو على نفاد الصبر .
- قلل من التوتر من خلال معالجة المشاكل بخطوات تمكنك من أن تديرها بشكل أفضل ، وإن لزم الأمر اطرح المشكلة جانباَ لفترة مؤقتة ، ثم عد إليها فيما بعد.
- إذا لم ترغب بالمجازفة حدد النتائج غير المحمودة المحتملة ، ثم ابحث عن طرق للحد ما أمكن من خطر حدوثها .
- 9. إذا ظهر بأن مشكلة ما غير مثيرة للتحدي تخيل أقصى ما يمكنك أن تجنيه من فائدة إذا ما استخدمت معها حلاً جديداً.
رابعا"_ التفكير :
إن لدينا قدرات للتفكير ، ولكن المصدر الرئيسي للمعوقات التي تعترض حل مشاكلنا هو الكيفية التي نستخدم فيها القدرات ، وتشمل هذه المعوقات مايلي :
- الافتقار إلى المعرفة أو المهارة في عملية حل المشكلة .
- عدم كفاية التفكير الإبداعي .
- الافتقار إلى المرونة في التفكير .
- الافتقار إلى المنهجية في عملية التفكير.
إن التدريب يزيد من سهولة استخدامنا للتفكير المرن أثناء حل المشكلة غير أن الاستراتيجيات التالية يمكن أن تفيدنا أيضاً :
- كن منهجياً واعمل بشكل منظم .
- انظر في الطريقة الأفضل لكل مشكلة .
- تدرب على استخدام الوسائل المساعدة المتنوعة لحل المشاكل .
- إذا لم تفهم لغة المشكلة أو إذا لم تملك المعرفة المناسبة لها اعمل مع شخص آخر لديه هذه المعرفة .
خامسا" _ كيف تطور مهارات اخذ القرارات :
- من اجل ذاتك في اخذ القرارات , يجب أن تأخذ عدة قرارات في مكان عملك.
- لاحظ العلاقة بين قراراتك بغض النظر عن اختلاف الوقت , المكان والمجال.
- انظر إلى عقلك كجهاز كمبيوتر .
- كن قادرا على استثمار الجهود بما يتطلبه اخذ القرار الجيد .
سادسا" قائمة المطلوبات لتطوير مهارة اخذ القرار :
1. اعرف نفك وحدودك :
- خذ الأشياء التي تستطيع عملها .
- اسأل عن المساعدة عندما تكون بحاجة إليها .
- راجع مهاراتك بشكل منتظم .
2. تعلم في مكان العمل :
- إذا حدثت مشكلة لا تتناساها ,بل تعلم منها .
- لا توجه اللوم , بل ابحث عن الحل .
3. كن نبيها :
- لا تحاول اخذ القرارات وأنت مرهق .
- ب. حاول أن تسيطر على التوتر .
- ت. استخدم عقلك دائما .
4. ابق قدرتك على التخيل حية :
- جرب أشياء جديدة .
- ابحث عن أفكار جديدة .
- اقرأ الجرائد والكتب .
- استمع لأراء الآخرين
- كن ذو عقل منفتح .
- ابحث عن تجارب جديدة .
أكتب تعليقك هتا